各部门：

为加强学校建设项目档案的收集归档，根据《川北医学院仪器设备、基建和大型维修工程档案验收管理规定》（川北医办〔2019〕15号）规定，结合2019年项目验收实际，现就各部门各类专项建设项目档案验收有关事项通知如下：

一、正式验收时应归档的文件材料范围

1.填写《川北医学院固定资产验收开箱材料清单》（在学校主页机构设置下教辅部门内的档案管理网站首页“档案服务”栏下载）。

2.合同（复印件），合同原件由学校采购管理部门集中移交综合档案室。

3.设备开箱验收时，包装箱内的各种文字材料、软件安装光盘（相同项目多套相同设备只归档一套）；软件开发项目的软件设计说明材料和软件使用说明书一套。

4.部门项目管理方案或项目执行的相关记录材料。

第1-3项为必须具备的材料。

二、鉴于开箱验收和预验收均由各部门验收，请各部门务必督促部门国资员或供应商及时完整收集相关材料，填写《川北医学院固定资产验收开箱材料清单》。

三、项目正式验收时，将查验上述材料是否完整收集整理。验收签字前，必须将相关材料移交学校综合档案室，图书档案馆方能验收签字。

若无相关材料，需由部门提供相关情况的说明材料（部门签字盖章），说明无相关材料的原因并交学校综合档案室存档。

四、基建及后勤维修项目由基建处和后勤管理处负责统一归档。

特此通知

图书档案馆

2020年4月22日