荣誉档案是指学校及各部门、师生团体或个人在管理、教学、科研和社会实践中获得的具有保存价值的获奖文件、荣誉证书、奖状、奖牌、奖章、奖杯、锦旗、标牌等的总称，是学校档案的重要组成，是全校师生共同努力的价值体现，是展现学校发展成果的重要实物档案。为加强学校荣誉档案的管理，根据《川北医学院档案工作管理办法》，结合学校荣誉档案管理实际，制定本规定。

第一条 荣誉档案的归档范围

学校及各部门、师生团体（含科研团体）和个人获得的市（厅）级以上政府机关、区域性或全国性专业学术机构和专业组织颁发的奖励文件、证书、奖牌、奖杯、奖章、奖旗等。

第二条 荣誉档案的管理模式

学校荣誉档案实行文件材料和实物分别保管的模式，即：

（一）学校及各部门获得荣誉的文书材料以原件归档，获奖证书、奖牌等实物以照片和说明材料归档，荣誉实物材料由各部门保管。

（二）个人获得荣誉的文书材料以复印件（加盖部门公章）和扫描件归档，证书、奖牌等实物以照片和说明材料归档，荣誉实物材料由个人保管。

（三）学校综合档案室对归档的各类荣誉档案实物建立台账，详细登记荣誉实物的保管信息。

第三条 荣誉档案收集、整理、归档的归口管理

（一）学校党委、行政办公室负责学校获得的各类获奖材料的登记和归档。

（二）各部门负责本部门和部门职工的荣誉档案的收集、登记和归档。

（三）校团委、各学生党总支根据管理范围，负责学生组织或个人获奖材料的登记、归档。

（四）学校综合档案室根据档案管理相关规定，做好荣誉档案的分类、归档，便于查询利用。

第四条 归档质量要求

（一）文件材料及证书扫描

1.扫描及文件格式。彩色模式扫描，分辨率大于或等于200dpi，存储格式为JPG。

2.图像拼接。大幅面文件可进行分区扫描，对形成的多幅图像应进行拼接，合并为完整图像。

（二）实物材料的数码照片

在突出实物的背景下，使用数码相机对实物正面拍照，照片采用JPG格式存储，图像大小为大于或等于2000像素（宽）×1500像素（高）,长宽比例保持原图的比例不变。

第五条 整理要求

荣誉档案的电子文件整理方法见《川北医学院电子档案管理规定（试行）》，归入荣誉类。

第六条 归档时间

每年四月底前，各部门组织部门职工和在校学生完成上年度获奖登记和照片说明材料的填报，经部门负责人审核签字后，向学校综合档案室移交纸质档案和电子档案。

第七条 归档程序

（一）各部门收集、核实归口管理范围的荣誉材料。

（二）各部门对实物荣誉材料进行扫描和照相，撰写说明材料（附件2），编制电子档案移交登记表（见《川北医学院电子档案管理规定（试行）》附件1）和荣誉档案移交登记表（附件1）。

无照相和扫描条件的部门，可协调学校综合档案室集中处理。

（三）各部门对荣誉档案相关的纸质档案立卷组卷后，向学校综合档案室移交纸质档案和电子档案，办理移交手续。

（四）学校综合档案室对集体获得的荣誉档案实物编制档号、打印档号标签。并将编制了档号的荣誉档案登记表和档号标签返回归档部门。

（五）各部门张贴实物档号标签。

第八条 移交材料清单

（一）卷内目录（纸质版和电子版）

（二）荣誉档案登记表（纸质版2份和电子版）

（三）荣誉档案材料

1.集体获得荣誉的纸质文件（含证书）原件

2.个人获得荣誉的纸质文件复印件（加盖部门公章）和扫描的电子文件，或以电子文件形式发布的获奖文件的打印件（加盖部门公章）

3.奖牌、奖杯、奖章、奖旗等实物荣誉材料的照片和照片说明（纸质版和电子版）

（四）电子档案移交登记表和荣誉档案移交登记表各两份

第九条 荣誉档案应作永久保管。

第十条 荣誉档案的交接与移交

部门撤销，由被撤销部门保管的荣誉材料实物应按清单移交学校综合档案室统一保管。部门合并，由合并后的部门保管原部门的荣誉档案实物。

第十一条 学校如有展出需要，各部门应向学校提供由部门管理的荣誉档案实物。

第十二条 学校档案管理部门根据荣誉档案特点，编制相关索引和荣誉档案实物登记账，便于查阅利用。

第十三条 荣誉实物管理部门应根据实物不同的理化性质，科学保管，做好防尘、防光、防霉、防虫蛀，确保荣誉档案实物的安全，必要时可设专库或专柜保管。

第十四条 定期检查，发现问题及时报告，并采取相应措施，要特别注意防火、防虫。

第十五条 本规定自发布之日起执行。

第十六条 本规定由图书档案馆负责解释。

附件：1.川北医学院荣誉档案移交登记表

2.川北医学院荣誉档案说明材料

（2019年第19次校长办公会审议通过，川北医办〔2019〕15号文印发）

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