实物档案是指学校在教学、科研、管理、学术以及社会交往活动中直接形成的，对学校有保存价值的各种实际物品。为加强学校实物档案的管理，根据《川北医学院档案工作管理办法》，结合学校实物档案管理实际，制定本规定。

第一条 学校在公务活动中形成或通过接受赠送和征集获得的各种实物材料均应归档，任何单位或个人不得将应归档的实物据为己有或转送他人。

第二条 学校实物档案由学校综合档案室集中统一归档。

第三条 实物档案收集、整理、立卷的归口管理

（一）学校党委办公室、行政办公室负责学校和学校领导在公务活动中获得的实物档案的收集、整理和移交；各部门负责本部门在业务活动中形成的实物档案的收集、整理和移交。

（二）各部门应明确专人负责实物档案的收集、整理、归档，按期向学校综合档案室移交。

（三）学校综合档案室对收集的实物档案材料按规定进行分类、著录；建立实物档案台账，详细登记实物的保管信息。

第四条 实物档案的归档模式

（一）学校实物档案实行以照片和实物说明材料归档，实物由相关部门保管的管理模式。

停用的印信类实物必须移交学校综合档案室集中保管。

（二）学校综合档案室对归档的各类实物建立专门的保管台账，详细登记实物的保管信息。

（三）荣誉类实物档案的归档按《川北医学院荣誉档案管理规定（试行）》保管。

第五条 实物档案的归档范围

学校及各部门在管理和业务活动中形成的，以及学校职工在职务中活动形成的具有历史价值和凭证价值的实物，均属归档范围；个人非职务行为产生的，有保存价值且与学校相关的实物，实行自愿归档原则。学校鼓励个人向学校捐赠实物档案，或由学校征集、购买各类与学校有关的，有价值的实物档案。

主要包括以下内容：

（一）印信实物

因机构变更、撤并、重新刻制等原因失效的、经公安机关审批制作的印章，包括钢印、铜印、胶印、木印等。

（二）非印信实物

1.领导、名人为学校的题词、题字及向学校捐赠的字、画。

2.在学校发展中具有历史纪念意义的物品，包括牌、匾、票、证等。

3.学校在国内、外的交往中接受或交换的具有保存价值的礼品。

4.社会组织和个人捐赠给学校的具有历史意义的实物。

5.其他具有保存价值的实物。

第六条 实物档案的归档要求

（一）非印信实物归档要求

1.实物数码照片要求

在突出实物的背景下对实物正面拍照，照片采用JPG格式存储，图像大小为大于或等于2000像素（宽）×1500像素（高）,长宽比例保持原图的比例不变。

2.说明材料要求

说明材料须说明实物的名称、实物来源、获得时间、相关背景，电子照片的电子文件号（与电子档案编制方法一致）。

说明材料格式见附件。

3.实物档案的电子照片、说明材料的电子档案按《川北医学院电子档案管理规定（试行）》要求整理，归入实物类。

（二）印信实物归档要求

1.移交内容包括印章、印模实物和样张。

2.印章、印模的样张必须清晰并与实物的形式、内容、字体、大小一致；移交清单上填写的印模内容必须与印章文字内容一致。

3.说明材料须说明印章、印模启用和作废时间、作废原因。

第七条 非印信实物档案材料的命名与保存

（一）非印信实物档案应单独设立文件夹保存，不应与文书类和其他电子档案档案混杂保存。

（二）实物的说明材料应采用TXT格式，实物照片与说明文档的命名应体现实物的内容属性，采用相同的文件编号和文件名。如：001×××赠与学校的花瓶.TXT和001×××赠与学校的花瓶.JPG，分别表示同一实物的说明材料与实物照片。

第八条 归档时间

印信实物应于失效当日移交归档，非印信实物应于档案形成后三个月内向学校综合档案室移交归档。

第九条 实物档案的分类和著录

学校综合档案室按实物类档案分类著录实物档案的照片及说明材料。

第十条 实物档案的归档程序

（一）各部门对实物材料照相，撰写说明材料，填写实物档案移交登记表（见附件2）和电子档案移交登记表、电子档案移交清单（见《川北医学院电子档案管理规定（试行）》）。

无照相条件的部门，可协调学校综合档案室集中采集。

（二）各部门对实物的纸质档案立卷组卷，向学校综合档案室移交实物档案说明材料和相关电子档案，办理移交手续。

（三）学校综合档案室对集体获得的实物荣誉档案编制档号、打印档号标签后，将实物档案移交登记表和档号标签交相关部门。

（四）实物管理部门在档案实物不易磨损的位置张贴档号标签。

第十一条 实物档案移交材料清单

（一）卷内目录

（二）非印信实物档案

1.实物档案的说明材料（纸质版和电子版）

2.实物档案照片（电子版）

3. 电子档案移交登记表、实物档案移交登记表一式两份

（三）印信实物档案

1.印信实物及说明材料纸质版

2.实物档案移交登记表一式两份

第十二条 学校档案管理部门应根据实物档案特点，编制实物档案索引和实物登记账，便于管理和利用。

第十三条 实物档案的保管

（一）由于实物档案能直观地反映历史，又较为稀少，一般应作永久保管。

（二）实物保管部门应根据实物不同的理化性质，科学保管，做好防尘、防光、防霉、防虫，确保实物档案的安全，必要时可设专库或专柜保管。

（三）部分不适宜室内保存或需要室外展示的档案实物，相关管理部门应做好实物档案的安全防护。

（四）定期检查，发现问题及时报告，并采取相应措施。

第十四条 本规定自发布之日起执行。

第十五条 本规定由图书档案馆负责解释。

附件：1.川北医学院实物档案说明材料

2.川北医学院实物档案移交登记表

（2019年第19次校长办公会审议通过，川北医办〔2019〕15号文印发）

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