为规范学校电子档案管理，确保电子档案的完整、及时归档，根据《高等学校档案管理办法》、《电子档案移交与接收办法》、《电子公文归档管理暂行办法》和《川北医学院档案工作管理办法》，结合学校电子档案管理实际，制定本规定。

第一条 电子档案是指学校及各部门、个人在职务活动中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的，具有凭证、查考和保存价值的，以数字格式存储的各种信息记录。

第二条 电子档案是学校档案管理电子化的基础，与纸质档案一样具有凭证、查考、保存价值。电子档案应与纸质档案一样纳入各部门档案管理的职责。

第三条 各部门移交纸质档案的同时，应移交电子档案。

第四条 学校综合档案室根据电子档案的类别属性分类管理，文书类型的电子档案按相应的文书档案管理规则管理，各种活动照片、视频资料按声像档案管理规则管理，各种荣誉、实物类照片按荣誉和实物档案管理规则管理。

第五条 电子档案的归档范围 （一）学校及各部门通过学校电子办公系统发布和流转的电子公文及批转流程单。

（二）上级机关通过电子办公系统发布流转的电子公文。

（三）学校会计档案的备份及电子会计档案的读取软件。

（四）学校举办的大型活动、重要活动和各类荣誉档案的数码照片和音、视频文件。

（五）基建及维修项目形成的的CAD图形文件及其他具有保存价值的电子文件。

（六）学校及各部门归档的纸质材料的电子文件（归档范围见《川北医学院档案归档范围和保管期限表》）。

（七）学校及各部门的超媒体链接文件（网页文件）。

第六条 电子档案收集、整理、归档的归口管理

（一）学校党委会、党委常委会、校长办公会和校领导重要职务活动等形成的电子档案，以学校党委、行政发布的公文、上级单位及外单位与学校的公文往来产生的电子档案，由学校党委办公室、行政办公室组织归档。

由各部门拟稿，以学校党委、行政名义发文的，由拟稿部门归档。

（二）学校举办的大型会议和大型活动产生的电子档案，由承办部门或牵头部门统一收集归档。

（三）各部门管理和业务活动中产生的电子档案，由各部门组织归档。

第七条 归档文件的格式要求

（一）电子公文与公文处理单应以符合《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T 47-2009）规定的，不可修改的PDF或OFD格式存档。如无法转换为PDF或OFD格式，需同时提供相应阅读器的安装软件。

电子公文应以加盖公章的电子文件归档。

（二）各类照片均以JPG格式归档，视频以Avi、Wmv、Mpeg、Mp4、Mov、Flv、Rmvb、Rm、Dat等常用格式归档。

（三）CAD图形文件应采用较低版本的CAD电子文档或DWG格式归档。

（四）以数据库形式移交的专业类电子档案应符合《档案关系型数据库转换为XML文件的技术规范》（DA/T 57—2014）要求。

第八条 归档文件的压缩和封装要求

（一）电子文件归档采取封装为RAR、ZIP、ISO等通用压缩格式，文件名称格式（见《川北医学院电子档案归档整理细则》）。

（二）各类数码照片、CAD图形文件、音视频资料及其说明材料，应使用独立的压缩文件单独归档，不得和文书材料混杂归档。

（三）电子会计档案及其元数据应以独立的存储设备（硬盘或光盘）存储。读取系统应以独立文件夹保存，并保证能安装运行并正常读取电子会计档案。

第九条 电子档案的整理要求

（一）实行电子档案与纸质档案“双套制”移交的档案，电子档案应与纸质载体档案分别整理。纸质档案按《川北医学院文件材料立卷与组卷细则》整理，电子档案按《川北医学院电子档案归档整理细则》整理。

（二）纸质文件材料应在卷内目录的“备注”栏注明相应电子文件的电子文件号，与纸质载体档案建立对应关系。

（三）加密的文件，应解密后归档。

（四）电子档案的分类、存储结构、文件夹命名、电子文件号的编制见《川北医学院电子档案归档整理细则》。

第十条 电子档案的移交

（一）各部门向学校综合档案室移交电子档案之前，应对电子档案进行真实性、完整性、可用性和安全性检验，合格后方可移交。

实行纸质文件和电子文件双套制归档的文件材料，纸质文件材料与电子文件材料内容和形式必须一致。

（二） 移交清单

1.电子档案压缩文件一套（刻录成光盘的，应提供三套）。

2.电子档案移交登记表（见附件1）一式两份。

3.电子档案移交清单（见附件2）一式两份。

电子档案移交登记表、电子档案移交目录编制方法见《川北医学院电子档案归档整理细则》。

（三）电子档案光盘或压缩文件、电子档案移交登记表、电子档案移交清单经学校综合档案室工作人员当面验收合格签字后完成移交。

第十一条 电子档案移交完成后，由综合档案室编制电子档案档号。

第十二条 电子档案移交清单一份由综合档案室保存，一份由档案形成部门保存。

第十三条 原按声像档案保管的磁盘、光盘、影视胶片、缩微胶片等实物仍按原管理模式管理。产品的随机光盘按一般实物档案管理。

第十四条 电子档案的保管应严格按照国家相关规定，做好防磁、防潮、防高温措施，确保档案的安全存放。

第十五条 学校档案管理部门应积极引进现代化的电子档案移交平台，不断提高电子文档归档的准确性和科学性。

第十六条 本规定自发布之日起执行。

第十七条 本规定由图书档案馆负责解释。

附件：1. 川北医学院电子档案移交登记表（见档案服务）

2. 电子档案移交清单（见档案服务）

（2019年第19次校长办公会审议通过，川北医办〔2019〕15号文印发）