为加强学校重大活动档案管理，完整、系统归档学校各类重大活动档案，根据《四川省< 高等学校档案管理方法>实施细则》和《川北医学院档案工作管理办法》，结合学校重大活动档案管理实际，制定本规定。

第一条 重大活动档案是指学校在重大活动过程中直接形成的，对学校具有保存价值的各种纸质材料、声像材料、电子文件和实物等不同形式的材料。

第二条 重大活动档案是集中反映学校政治建设、教育教学、文化建设和交流交往成果，反映师生政治面貌、精神风貌、文化素养的重要档案材料。

第三条 学校各部门应高度重视各类重大活动档案材料的收集、整理、归档工作，保证学校重大活动档案材料的完整、规范归档。

第四条 本规定所指重大活动包括

（一）党和国家领导人、各部委、省委省政府领导在校的公务活动。

（二）学校重大会议：党代会、职代会、教代会、工代会、团代会、学代会、地方党政领导在校举办报告会等。

（三）大型的业务活动：教育部和省教育厅组织的各类教学评估和验收活动、学校承办的各类大型全国性和区域性学术活动、毕业典礼、业务竞赛、全校性颁奖典礼、毕业生双选会等。

（四）各类大型庆典：校庆等学校各类专门性庆典活动、院系成立庆典等。

（五）全校性的文化体育活动：各类文化节、艺术节、运动会、文艺表演等活动。

（六）学校重大项目的开工、奠基、落成（竣工）典礼、揭牌仪式。

（七）学校与地方政府、其他高校及科研机构的重大合作项目的协议签署、总结等大型会议。

（八）国内外知名人士和知名校友到校访问活动及学校授予校外人员名誉职务等活动。

第五条 重大活动档案的归档责任

学校重大活动档案由承办部门负责相关档案的立卷归档；由多部门协作的活动，由牵头部门负责汇总各协作部门的档案材料，统一立卷归档。

学校鼓励档案所有者向学校捐赠或寄存所有权属于个人的重大活动档案。

第六条 归档范围

（一）活动相关的会议记录、方案、印制的文件、请示报告和批示、议程、参会名册、讲话稿、通过的决议和报告、评奖规则、获奖名单、活动宣传和新闻报道、活动简报等文字材料。

（二）活动中形成的音、视频材料。

（三）活动的照片及说明材料。

（四）有纪念意义的凭证性实物和标志性实物，包括活动标志、证件、证书、奖牌等。

（五）其他具有保存价值的材料。

第七条 重大活动档案的立卷组卷

（一）重大活动档案应以活动名称为单位，分别按文件材料、声像档案、实物档案的相关规定立卷和组卷。

（二）综合档案室根据活动属性，对重大活动档案分别归入相应类别管理。

第八条 重大活动档案的保密管理

重大活动中形成的会议记录、方案、印制的文件、请示报告和批示、议程、参会名册、讲话稿、通过的决议和报告（含决议和报告讨论稿）、评奖规则等材料，根据相关保密规定，纳入保密管理，由移交部门按材料属性，确定密级和保密期限。

第九条 材料要求

1.各大型活动移交的档案材料必须为原件（奖牌、证书等按荣誉档案管理相关规定执行），承办单位可以保留重大活动档案的副本或者复制件。

2.纸质材料的归档整理按各类别档案管理规定的要求归档整理，电子档案按《川北医学院电子档案管理规定（试行）》要求整理，声像材料按《川北医学院声像档案管理规定》要求归档整理，实物材料的归档按《川北医学院荣誉档案管理规定（试行）》要求归档整理。

第十条 档案的移交

由活动承办部门（或牵头部门）在活动结束后两个月内，统一向学校综合档案室移交相关档案材料。

第十一条 重大活动档案的查阅

按《川北医学院档案查阅管理规定》规定执行。

第十二条 本规定自发布之日起执行。

第十三条 本规定由图书档案馆负责解释。

（2019年第19次校长办公会审议通过，川北医办〔2019〕15号文印发）