档案捐赠和委托保管是学校档案的重要来源，为挖掘民间保存的与学校相关的档案材料，丰富档案馆藏，更完整地反映学校的发展历程，鼓励师生员工及其家属、校友、其他社会组织和个人向学校捐赠或委托保管与学校相关的档案材料，根据《高等学校档案管理办法》、《四川省< 高等学校档案管理办法>实施细则》和《川北医学院档案工作管理办法》，制定本规定。

第一条 接受捐赠及委托保管的范围

（一）照片及影像资料：学校不同历史时期的校园景观、重要活动、重要领导和知名专家在我校的活动的照片和影像资料，学校领导任职期间的工作照、学生毕业合影及其他反应师生活动的的照片和和影像资料。

（二）工作笔记：各历史时期的学校领导及部门负责人的工作笔记、手稿，教职工的学术研究和教学工作笔记。

（三）出版物：学校各历史时期的校报、学报及其他出版物；学生组织编辑的在学校范围内发行的出版物；刊载有与学校有关内容的各类社会出版物（报纸、杂志、著作）；刊载有教职员工作品的出版物；学校教师出版的各类著作等。

（四）票证：各历史时期学校内部使用的票证、毕业证书、工作证件、徽章、获奖证书及文件材料；学校教师在校外各学术团体任职的证书和文件材料。

（五）教学材料：各历史时期的教案、讲稿；学校教师主编、参编的教材。

（六）其他反映学校建设和发展，具有保存价值的档案资料。

第二条 学校综合档案室负责接收捐赠及委托保管的档案材料。

第三条 捐赠和委托保管的材料要求

（一）捐赠和委托保管的档案材料必须是捐赠人和委托保管人有权支配的档案材料。

（二）能反映学校某一时期发展、管理、教学、科研、服务社会的历史，有较高的档案价值。

（三）提供相关说明材料，简要说明材料的形成时间和材料内容，以及其他需要说明的内容；重要照片需说明拍摄时间、地点、活动主要内容，少数人合影需按顺序说明姓名和当时身份。

第四条 捐赠与委托保管协议 捐赠和委托保管档案，捐赠人和委托保管人应与学校综合档案室签订档案捐赠协议或委托保管协议，明确登记档案的内容、类型、数量、使用要求，明确档案材料的权属和保管事项。

为方便捐赠，也可通过捐赠人或委托保管人亲笔签名的捐赠信或委托保管信，申明档案材料的所有权和处置权，说明材料的保管、利用要求，替代捐赠或委托保管协议。

捐赠人和委托保管人应在捐赠信和委托保管信中说明捐赠或委托保管的档案材料名称、类型、数量，注明材料的形成时间或时间段（无法明确具体时间的档案材料），便于学校综合档案室对材料进行加工。

第五条 捐赠与委托保管档案的权属

（一）捐赠的档案材料的所有权归学校，学校有权使用和处置捐赠档案。

（二）委托保管的档案的材料所有权和处置权归委托保管人，学校对委托保管的档案材料有使用权，并进行档案电子化加工，用于档案证明、档案宣传和档案编研。委托保管人根据个人意愿，可收回档案或将档案赠与学校。

（三）学校综合档案室处置超过保管期限的委托保管档案，须征得委托保管人同意；对确实无法征求保管人意见的，学校综合档案室有权处置超过保管期限的委托保管档案。

第六条 捐赠与委托保管档案的加工

（一）学校综合档案室有权对捐赠和委托保管的档案材料进行筛选，不合乎归档范围和质量要求的档案材料，应退还捐赠人或委托保管人。

（二）学校综合档案室应对捐赠和委托保管的档案材料进行规范分类、组卷、加工，并纳入电子化管理。

第七条 捐赠与委托保管档案材料的管理

（一）学校综合档案室应详细登记捐赠和委托保管档案，并按规定填写捐赠或委托保管清单。

（二）捐赠档案材料与学校常规档案材料一并保管，委托保管的档案材料实行单独保管。

（三）捐赠和委托保管的档案清单应单独保存。

第八条 捐赠与委托保管档案的查阅利用

（一）捐赠的档案材料作为学校档案的一部分，根据档案的密级和档案查阅相关规定提供查阅利用。

（二）委托保管的档案材料根据委托保管协议约定，提供查阅利用。

第九条 学校综合档案室向捐赠档案材料的捐赠人出具档案捐赠证明。对档案捐赠有突出贡献的单位和个人，学校予以奖励和表彰，以鼓励档案捐赠行为。

第十条 相关部门应加强档案捐赠的宣传，促进在职员工、离退休老同志及其亲属和广大校友向学校捐赠档案。

第十一条 本规定自发布之日起执行。

第十二条 本规定由图书档案馆负责解释。

（2019年第19次校长办公会审议通过，川北医办〔2019〕15号文印发）