档案移交是档案工作的关键环节，为规范学校档案的移交工作，保证档案移交质量，根据《高等学校档案管理办法》、《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则》和《川北医学院档案工作管理办法》，结合学校档案移交工作实际，制定本规定。

第一条 学校档案移交实行双套制，各部门移交纸质档案的同时应移交相应电子档案（各类手写件除外）。

第二条 电子档案的内容和形式应与对应的纸质档案一致，电子公文必须是加盖公章的正式发文。

第三条 电子档案必须以不可修改的文件格式（如PDF、OFD）移交（设计图纸除外）。

第四条 移交档案的质量要求

（一）立卷规范，分类科学，文件材料的组合应符合材料自然形成规律，便于查阅。

（二）每卷文件数量一般不超过200页。

（三）原件中如有不易保存的笔迹（如圆珠笔、铅笔、彩色笔等）的材料，应同时附复印件。复印件和原件一同组卷，并置于原件之后。

（四）纸质文件材料内无订书钉等金属物。

（五）具备卷内目录，有相应电子档案的，应在备注中注明相应电子档案的电子文件号。

（六）对有文件缺损、修改及其他需要补充说明情况的事项，应在卷内备考表中作详细说明。

（七）卷内材料应严格按卷内目录顺序排序，并规范编制卷内材料页码。

（八）完整填写案卷题名、归档单位、文件材料的起止日期、保管期限、密级、检查人、立卷人、立卷时间等内容；电子文件必须完整填写光盘号（或按光盘号规则编制的压缩文件号）和电子文件号。

（九）光盘、磁带、磁盘、照片及其他实物档案，按《川北医学院实物档案管理规定（试行）》和《川北医学院声像档案管理规定》规范著录，编制件号（光盘号或压缩文件号）后，单独移交。

（十）电子档案的文件格式、说明、文件夹设置、文件压缩封装应符合《川北医学院电子档案管理规定（试行）》和《川北医学院电子档案归档整理细则》要求。

（十一）归档的案卷移交清单、电子档案移交登记表、电子档案移交清单，必须经部门负责人审核签字，科研项目档案须经课题负责人或科研管理部门负责人审核签字。

第五条 移交档案必须具备的要件

（一）规范组卷的案卷及规范著录的声像、电子、实物档案材料。

通过学校电子办公系统流转的发文、请示报告等，按《关于进一步规范校内请示事项处理工作的通知》（川北医党办[2018]5号）文件规定归档。电子材料按《川北医学院电子档案管理规定（试行）》归档。

（二）卷内目录（含电子版）

（三）移交清单（或清册）一式两份：

1.文书档案以卷为单位，注明每卷案卷题名、材料份数、材料页数。

2.电子档案的移交登记表和移交清单按《川北医学院电子档案管理规定（试行）》准备。

3.实物档案的移交登记表按《川北医学院实物档案管理规定（试行）》准备。

第六条 档案移交程序

（一）学校综合档案室接收人员逐卷检查归档材料立卷是否规范，卷内目录与材料内容是否吻合，页码编制是否有跳页，是否有不易保存的笔迹（如有，是否提供了复制件），部门负责人是否审核签字；检查声像和电子档案能否正常运行；检查实物材料是否有缺损；需要说明的事项是否在卷内备考表中清楚说明。

（二）学校综合档案室接收人员与档案移交部门兼职档案员当面清点档案数量是否与移交清单吻合。

（三）双方在移交清单上签字确认，完成档案移交。

第七条 档案移交时间

（一）党群类、行政类、产品生产类、出版物类、外事类、一般教学类（含招生材料）文件材料应在次学年4月底前移交。

（二）学位评审材料、各类学生的学籍卡（或成绩单）、取得毕业资格学生电子注册名单（含电子文档）、毕业生集体照、毕业生清册、毕业证和派遣证领取清册（含证书编号信息）、学位委员会授予学位的决定和授位清册、学位论文等应在学生毕业后6个月内移交。

（三）科研项目的文件材料应在项目办理结题手续后两个月内移交。

（四）仪器设备的随机文件和安装调试的相关文件材料在设备验收后，签支项目经费前移交。

（五）基本建设和大型维修工程项目的文件材料在项目验收后，签支项目经费前移交。

（六）重大活动档案在活动结束后2个月内移交。

（七）会计档案在会计年度终了后，由财务管理部门临时保管一年，期满后的次年四月底前由财务部门兼职档案员将应移交的会计档案编制移交目录（一式二份），送部门领导审查签字后，连同档案移交学校综合档案室。因工作需要确需推迟移交的，应经学校档案管理部门同意，财务部门临时保管会计档案最长不超过3年。

第八条 档案移交材料的保管

（一）各部门移交档案的清单由学校综合档案室和移交部门各保留一份备查。

（二）未完成移交的档案，学校综合档案室不负责保管，各部门兼职档案员应规范立卷达到移交标准后，方能办理移交。

第九条 本规定自发布之日起执行。

第十条 本规定由图书档案馆负责解释。

备注：2019年第19次校长办公会审议通过，川北医办〔2019〕15号文印发