（2019年3月28日中共川北医学院第七届委员会第十次常委会审议通过，川北医发﹝2019﹞18号文印发）

第一章 总则

第一条 为加强学校档案工作管理，充分、真实、全面记录学校办学历史，发挥档案在管理、教学、科研、医疗和社会服务的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》、《四川省< 中华人民共和国档案法>实施办法》、《四川省< 高等学校档案管理办法>实施细则》和其他档案管理专门规定，结合学校档案工作实际，制定本办法。

第二条 学校档案是指学校及各下属单位在人才培养、科学研究、社会服务、文化传承创新、国际交流合作等活动中直接形成的，对学校、师生、社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 本办法所指档案形成单位为学校各内设机构（包括临时机构）和科研课题组。

本办法所指档案管理部门包括学校图书档案馆、学校各专门档案的管理部门和各附属组织承担档案管理的职能科室。

本办法所指档案工作人员包括档案管理部门的档案工作人员和档案形成单位的专、兼职档案工作人员。

第四条 本办法所指专门性档案为专业性强，根据相关规定应由相关职能部门单独保管的档案。

第五条 学校档案是全校师生员工劳动智慧的结晶，是学校各项工作的真实记录，是重要的历史凭证和信息资源，是学校的宝贵财富，任何单位和个人有责任维护档案的完整和安全，不得自行保存和销毁。

第六条 档案工作是学校重要的基础工作，是管理工作的重要组成，各部门务必高度重视，强化档案意识，做到“三纳入”、“四同步”，实现学校档案应建尽建、应收尽收、应归尽归。

第七条 档案管理部门、档案形成单位和档案工作人员务必严格执行档案管理相关法律法规和规定，确保档案的完整、准确、系统和安全。

第二章 档案工作体制

第八条 学校档案工作接受四川省档案行政主管部门的业务指导、监督和检查。

第九条 学校档案工作（包括附属组织）实行校长领导，主管校领导负责，档案工作委员会咨询协调，图书档案馆负责日常业务管理，各部门负责业务范围内档案的立卷归档的统一管理、分级负责的档案工作模式。

第十条 学校档案实行综合档案室和档案分室两级保管模式，即校内综合性档案由学校综合档案室集中保管，专门性档案由相关档案分室保管，附属组织档案由附属组织保管。

专门性档案分室根据相关规定，向综合档案室移交应由学校统一保管的档案。

第十一条 学校成立由校长为主任委员、主管校领导为副主任委员、相关部门负责人为委员的档案工作委员会，作为学校档案工作的协调和咨询组织。

第十二条 图书档案馆是学校档案工作的业务管理部门；学校综合档案室是学校档案保存和提供利用的专门机构，是学校出具档案证明的唯一机构。

第十三条 学校档案工作委员会和图书档案馆对附属组织档案室、专门性档案分室和校内各部门的档案工作具有指导、监督、检查职责。

第三章 档案分室设置

第十四条 以下情况可设立档案分室：

一、档案业务管理部门根据综合档案管理情况和学校校区设置情况，可设立档案分室。

二、根据《干部人事档案工作条例》规定，干部人事档案由学校组织人事部门设立档案分室，实行专门管理。

专门性档案分室的命名应根据保管档案类别，命名为“川北医学院×××档案分室”（如川北医学院干部档案分室）。

三、学生管理部门应设立学生档案分室，保管学生在校期间的档案。根据规定每年向学校综合档案室移交应由学校保存的毕业生学籍的相关档案材料。

四、学校直属并具有独立法人资格的附属组织，应设立档案室。无条件设立档案室的附属组织，经申请，可由学校综合档案室代为保管。

第十五条 其他任何部门未经学校允许，不得设立档案分室。

第十六条 附属组织和设立档案分室的部门，单位撤销和附属组织取消独立法人资格，均应向学校综合档案室完整移交档案。部门合并,档案分室由合并后的部门管理。

第十七条 专门性档案分室和附属组织档案室均是学校档案机构的分支机构，其档案业务和人员由档案的管理单位管理，并接受学校档案工作委员会和档案业务管理部门的监督、检查和指导。

第十八条 档案分室应符合防火、防盗、防潮、防高温、防强光等档案保管的基本条件，档案存放装具应具备防火、防潮、防虫、防尘功能。

第四章 档案工作职责

第十九条 校长的档案工作职责

一、贯彻执行有关档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；

二、将档案工作纳入学校整体发展规划，列入工作检查、考核的内容；

三、建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；

四、研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

第二十条 分管副校长的档案工作职责

一、制订、实施学校档案工作中、长期发展规划；

二、组织协调全校档案工作，确保档案管理工作的有效运行和科学发展；

三、听取档案业务管理部门工作汇报，研究并协调解决档案工作中的重大问题，为学校档案工作的发展创造良好条件；

四、监督检查学校档案工作，组织开展学校档案工作评估。

第二十一条 图书档案馆的档案工作职责

在校长和分管档案工作的副校长的领导下，履行学校档案业务管理部门职责：

一、贯彻执行档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

二、拟订学校档案工作规章制度并贯彻落实；

三、组织协调各部门档案工作，对专门性档案分室和附属组织档案室进行业务指导、监督和检查；

四、负责征集、接收、整理、鉴定、统计、保管学校各类档案资料；

五、编制检索工具，编研、出版档案和校史资料，开发档案信息资源；

六、组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

七、开展档案的开放和利用工作；

八、加强档案的保密工作，对档案保管和查阅过程的安全负责；

九、开展学校档案工作人员的业务培训；

十、利用档案和校史资料开展宣传教育活动，发挥档案的文化教育功能；

十一、开展国内外档案管理、校史工作学术研究和交流活动。

第二十二条 各部门的档案工作职责

在部门分管校领导的领导下，完成部门档案工作，具体职责如下： 一、组织部门及业务范围内的档案工作，明确部门档案工作的分管责任，将档案工作纳入部门工作计划，纳入管理制度、纳入人员的职责范围，档案工作与业务工作同计划、同部署、同检查、同考核、同总结；

二、选派档案意识强，具有较强材料归档能力的人员担任专职或兼职档案员，明确部门档案工作人员的职责，保持部门档案工作人员的相对稳定；

三、检查、审核部门的档案材料，对本部门归档材料的完整性、系统性、真实性和准确性负责；

四、督促部门档案员严格按预立卷制度，开展文件材料的日常收集、整理，规范文件材料的日常管理，按时移交档案；

五、督促部门档案员参加档案业务培训，提高档案工作能力；

六、根据档案查阅审批权限，审批部门所形成的档案的查阅。

第二十三条 专门性档案管理部门的档案工作职责

在部门分管校领导的指导下，做好学校专门性档案的管理工作：

一、根据相关规定，负责部门业务范围内的专门性档案的管理，将专门性档案管理纳入部门工作计划，纳入管理制度、纳入人员的职责范围，档案工作与业务工作同计划、同部署、同检查、同考核、同总结；

二、根据相关规定，组织制定专门性档案管理的规章制度，促进专门性档案的规范管理；

三、选派档案意识强，具有较强材料归档能力的人员担任专职或兼职档案员，明确部门档案工作人员职责，保持部门档案工作人员的相对稳定；

四、积极创造条件，保障专门性档案管理的必要经费和基本条件；

五、根据相关规定提供专门性档案的合法利用，加强专门性档案的保密工作，保证专门性档案的安全；

六、支持部门档案工作人员加强与学校档案管理业务部门的联系，参加档案工作培训，提高档案管理能力；

七、积极推动专门性档案数字化建设；

八、作为学校专门性档案分室，接受学校档案工作委员会和档案业务管理部门、上级主管机关、上级档案主管单位的业务指导和检查督促。

第二十四条 直属附属组织档案管理工作职责

一、负责本单位档案工作，明确本单位档案工作责任，将档案工作纳入单位工作计划，纳入管理制度、纳入人员的职责范围，档案工作与业务工作同计划、同部署、同检查、同考核，同总结；

二、加强单位档案管理制度建设，促进档案的规范化管理；

三、有条件的直属附属组织，应建立本单位档案室，保证档案室业务运行和档案保管的基本条件，保证档案的安全保管；

四、建立单位档案保密制度，加强档案保密管理，保证档案保管和利用的安全；

五、组织本单位开展档案数字化建设；

六、组织本单位档案工作人员参与档案工作培训；

七、支持本单位档案管理机构加强与学校档案业务管理部门及上级档案主管单位的联系；

八、接受学校档案工作委员会和档案业务管理部门、上级主管机关、上级档案主管单位的指导和检查督促。

第五章 档案的管理

第二十五条 “三重一大”档案管理。相关部门应加强学校“三重一大”（重大问题决策、重要干部任免、重大项目投资决策、大额资金使用）的档案材料的收集、整理和移交，确保相关档案的齐全完整。

第二十六条 重大活动档案管理。学校党代会、职代会、教代会、团代会、学代会是学校重要的政治活动，学校各类评估、全校性的业务竞赛是集中反映学校办学的重要业务活动，各类大型的师生文化、体育活动是反映师生精神面貌和素质的重要载体，相关部门应加强相关文件材料和音、视频材料的收集、整理和归档，保证相关档案的完整性。

第二十七条 学籍档案管理。学籍档案是国家一级档案，相关管理部门和各教学院系务必加强招生、培养、学籍异动、学位、毕业等方面的文件材料的收集、整理、归档和移交，保证学籍档案的完整、准确。

学生个人档案由学生管理部门根据《四川省普通高等学校学生档案管理办法(试行)》规定的归档范围和要求收集、整理，学生就业或考入其他院校继续学习的，按规定转递相关单位。对出国不归、失踪、逃亡，以及受刑事处分、劳动教养、未就业的学生，其档案需由学校暂时保管的，移交学校综合档案室保管。

录取名册、学籍异动、学业成绩、毕业生名册、授位决定与授位清册、学位论文等证明学生学习经历，应由学校保管的档案材料，须及时向学校综合档案室移交。

第二十八条 荣誉档案管理。各部门或个人获得的市级及以上荣誉，是职务行为带来的荣誉，是学校荣誉的重要组成，应该由学校统一归档。荣誉档案实行学校获得的荣誉实物由综合档案室保管，部门和个人获得的荣誉实行文件材料及照片归档，实物由各部门和个人保管。

第二十九条 科研项目与仪器设备档案验收。为保证贵重仪器设备、省级及以上科研项目档案的归档，必须加强档案验收管理。学校省级及以上科研项目必须档案验收合格，科研管理部门才能办理结题手续；大宗及贵重仪器设备采购，无档案验收合格证明，财务部门不得支付相关合同尾款。

第三十条 职务活动档案管理。个人在从事学校党政管理、教学、科研等职务活动中形成的各种材料是学校重要的档案，应按规定向学校综合档案室移交。

第三十一条 档案捐赠与委托保管。学校鼓励个人或单位向学校捐赠与学校建设、发展和办学历史密切相关的档案资料。学校档案管理部门应积极通过征集、代管（委托保管）等多种形式丰富学校档案的馆藏。

第六章 文件材料的形成与归档

第三十二条 文件材料的预立卷。预立卷是做好文件材料及时科学归档的基础。预立卷是档案形成单位随时将办理完毕的文件材料按照所编的归卷条款，归入相应的卷盒，预见性地做好平时文件材料的积累和暂存管理。各部门和课题组档案人员应按预立卷程序，及时积累、整理各类文件材料，确保档案材料及时、完整归档。

第三十三条 立卷与组卷。学校档案管理严格执行材料形成单位和课题组立卷的归档制度，各部门和课题（项目）组专、兼职档案人员应按归档要求，及时收集各类文件材料，并按照文件材料的自然形成规律，对文件材料进行系统整理，规范组卷，经部门（或课题组）负责人审核后向综合档案室移交。

第三十四条 文件材料的归档范围

一、党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关和学校关于党群工作的文件材料。归档范围按《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和《川北医学院档案归档范围和保管期限表》执行。

干部档案由主管部门按相关规定制定归档范围和保管期限。

二、行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关和学校关于行政管理的材料。归档范围按《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和《川北医学院档案归档范围和保管期限表》执行。

人事档案由主管部门按相关规定制定归档范围和保管期限。

三、教学类：主要包括反映学校教学管理、教学实践和教学研究、毕业生学籍等文件材料。归档范围按《川北医学院档案归档范围和保管期限表》执行。

四、科研类：包括学校科研综合管理和科研项目从准备到成果鉴定及推广应用全过程形成的文件材料，归档范围按《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发[1987]6号）和《川北医学院档案归档范围和保管期限表》执行。

五、基本建设类：包括学校基建综合管理和工程项目（新建、扩建、改建、大型维修等项目）全过程形成的文件材料。归档范围按《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发[1988]4号）和《川北医学院档案归档范围和保管期限表》执行。

大型维修指以单个项目方式，经过项目审计、招标、验收，涉及结构或管线变化的维修工程项目。

六、仪器设备类：包括仪器设备综合管理和各种精密、贵重仪器设备（单台价值在十万元以上）的全套随机技术文件以及接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。归档范围按《川北医学院档案归档范围和保管期限表》执行。

七、产品生产与科技开发：包括学校自行研制、试制产品和生产过程中形成的文件材料、样品或样品照片、音视频资料等。归档范围按《川北医学院档案归档范围和保管期限表》执行。

八、出版物类：包括学校自行编辑出版的学报、院报及其他报刊（含学生组织主办的报刊）的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。归档范围按《出版社书稿档案管理办法》和《川北医学院档案归档范围和保管期限表》执行。

九、外事类：包括学校外事工作综合管理、有关人员出席国际学术会议、出国考察、讲学、合作研究、进修相关文件材料；学校聘请的外籍教师、专家、学者及友好人士在教学、科研及其他有关活动中形成的文件材料；学校授予外籍人员荣誉称号的文件材料及校际互赠的礼品、纪念品等。归档范围按《川北医学院档案归档范围和保管期限表》执行。

十、财会类：指学校财务管理和会计活动中直接形成的文件材料。归档范围按《会计档案管理办法》（中华人民共和国财政部、国家档案局令第79号）执行。

十一、声像类：包括学校领导的重要活动、上级领导视察、其他单位参观访问、学校党政方面的重要工作、重要会议、重大事件和重要活动、重要宣传活动形成的照片和音视频资料。

十二、人物类：包括历届学校领导、各民主党派负责人及教授以上人员在教学、科研、医疗、管理工作和社会活动中形成的学术论著、教材、荣誉证件、照片、个人简介等有关文件材料。

十三、实物类：包括上级颁发给本校的奖状、奖旗、证书、证章、重要纪念品、礼品、印章、科研样品、试制产品等实物。

第三十五条 归档要求

一、由档案形成单位统一立卷归档。

由校内多个部门合作完成的项目，由主办单位立卷归档；与外单位合作完成的项目，本校为主办单位的，由主办部门归档立卷，保存一套完整档案；本校为协作单位的，由本校主办部门归档一套与本校承担任务相关的档案正本。

二、归档文件材料应格式统一，质地优良，书写工整，声像清晰，符合相关规范和标准要求。

三、文件材料整理、组卷后，经部门责人审查签字（科研课题档案由课题负责人审核签字），并拟制移交清单，向学校综合档案室移交。

四、各种原始资料、重要手稿、文件正本归档一份，利用频繁的材料（如图纸、说明书等）归档两份。

第七章 档案移交

第三十六条 各单位向学校综合档案室移交档案时，移交单位应以卷为单位，填写移交清单，详细记录案卷题名、文件材料页数（电子文档件数），移交时间等内容。经与综合档案室工作人员当面清点核实，并提交电子目录后，双方签字确认，完成移交。

第三十七条 各部门移交纸质文件材料的同时，应同时移交电子档案。

第三十八条 移交时间

一、一般文件材料在次年6月底前完成移交，重大活动材料在活动结束后2个月内移交；毕业生材料在学生毕业后6个月内完成移交；科研项目材料在项目办理结题手续前移交；仪器设备的随机文件和安装调试形成的材料在交付使用前移交；基本建设类文件材料在竣工验收前移交基建管理部门，由基建管理部门统一移交，大型维修工程于工程验收后1个月内移交。

二、财会档案在会计年度终了后，由财会部门临时保管一年，期满后的次年六月底前归档移交。因工作需要确需推迟移交的，应经档案管理部门同意，财务管理部门临时保管最长不超过3年。

三、根据《干部人事档案工作条例》规定，干部死亡5 年后，其档案移交综合档案室保存。

第三十九条 档案移交登记记录应专门装订成册备查。

第八章 档案的加工与保管

第四十条 学校综合档案室对移交的档案，按照规定的分类编号方案，进行统一登记、分类、编目、排架。

第四十一条 学校档案密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三个等级。凡是绝密级档案应单独登记保管；在一定时期内不宜公开交流的科技档案资料，按绝密档案保管。

第四十二条 材料归档后，严禁修改。需要补充的档案材料应单独立卷归档；有误确需更正的材料，必须通过部门负责人审核签字的更正说明并附更正后的材料，单独立卷与原材料同时保存，不得在已经归档的材料上修改或替换原材料。

第四十三条 档案管理部门应定期检查、清点库藏档案，发现问题及时处理，并作详细记录，重大问题要及时向有关领导报告。

第四十四条 档案管理部门对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，编制库藏档案的基本情况统计，并按规定向省档案行政主管机关报送。

第四十五条 档案管理部门做好档案库房防火、防盗、防光、防高温、防潮、防鼠、防虫、防尘、防磁等工作，完善安全设施和应急措施，确保档案的安全。

第四十六条 档案工作人员调离或岗位变动，必须办理档案和文件材料的交接，不得私自带走和销毁档案。

第九章 档案的开发和利用

第四十七条 学校档案（不包括干部人事档案）从形成之日起满三十年的，除未解密和需要控制的以外，经分管档案工作的校领导批准后，均应向全校师生和社会开放，凡持有合法证明的单位和个人，都可利用已开放的档案。

第四十八条 未经学校授权，任何组织或个人无权公布档案。

第四十九条 档案查阅必须遵循以下原则：

一、学校档案一律不外借。纪检监察、公安、检察、法院等单位公务查档按相关规定执行。

二、查阅本校档案必须履行登记手续。外单位查阅本校档案须凭单位介绍信和身份证件，校外个人查阅凭本人身份证件。

三、未开放档案的查阅利用。校内、外人员查阅学校未开放档案，须经档案形成部门及相关校领导审批。

四、境外组织或者个人查阅利用学校档案，按照国家和学校有关规定办理。

五、摘录、复制学校未开放档案，须经相关部门负责人审批，必要时须经校领导审批；人物档案除本人外，其他人员必须经本人或档案管理部门同意，方可摘录、复制。

六、摘录、复制档案，须经档案管理人员核对无误，加盖综合档案室公章后有效。

第十章 档案的鉴定和销毁

第五十条 档案的保管期限。档案保管期限分永久、长期和短期，长期为16年至50年，短期为15年以下。具体划分按《川北医学院档案归档范围和保管期限表》执行。

第五十一条 档案的鉴定。超过保管期限的档案的处置、档案密级调整、超过保密期限的档案的开放和公布，由档案业务管理部门、保密委员会和有关业务单位组成鉴定小组，拟定鉴定报告并提出处理意见，报分管校领导和主管档案工作的校领导审批后方可处理。

第五十二条 档案的销毁。超过保管期限无继续保存价值的档案，应造具清册，经鉴定小组鉴定，并由档案形成部门负责人、分管校领导和主管档案工作的校领导审批后，由鉴定小组指定两人以上进行监销。未经鉴定和批准，任何单位和个人不得销毁档案。

第十一章 档案工作的保障

第五十三条 学校将档案征集、抢救保护、安全保密、数字化建设、现代化管理、查阅利用、编辑研究、陈列展览、设备购置和管理维护等所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。

第五十四条 学校根据档案工作需要，设立专项经费，配置档案管理信息化所需的设备设施，开展数字档案建设，保障档案信息化建设与数字化校园建设同步进行。

第五十五条 学校专职档案管理人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校同级教学、科研和管理人员同等待遇。

第五十六条 对档案人员中的涉密人员，应按照有关规定予以专项补助。

第十二章 考核、奖励和处罚

第五十七条 学校建立档案工作检查、考核制度，对各部门档案工作进行考核。对档案工作成绩突出的部门和人员予以表彰。

第五十八条 对在规定期限内拒不移交档案或多次不按时移交档案材料的，由学校责令限期改正，对情节特别严重者，交由相关部门视其情况给予相应处理。

第五十九条 对档案管理中的严重违纪行为，按照《档案管理违法违纪行为处分规定》交由相关部门处理,涉及违法的，移交司法机关处理。

第十三章 附则

第六十条 图书档案馆根据本办法制定相关管理细则。

第六十一条 本办法自发布之日起执行，原二〇〇一年《川北医学院档案工作条例》同时作废。

第六十二条 本办法由图书档案馆负责解释。