为更好地发挥档案在学校教学、科研、医疗和管理工作中的作用，在保证档案安全的前提下，合理利用档案，根据《高等学校档案管理办法》、《四川省< 高等学校档案管理办法>实施细则》、《川北医学院档案保密管理规定》和《川北医学院档案工作管理办法》，结合学校档案查阅实际，制定本规定。

第一条 学校档案只供就地查阅，一律不外借。

第二条 学校档案不接受第三方机构代查。

第三条 为提高查档效率，校内、外个人查档应通过电话或网络提前预约。

第四条 查阅、摘录、复制学校档案，只能在综合档案室工作人员的陪同下在档案查阅室内进行，严禁将档案带出档案查阅室。

第五条 查阅学校档案必须履行登记手续。

第六条 凡持有合法证明的单位或持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和利用范围，履行登记手续后，均可查阅学校已开放档案。

第七条 未开放档案的查阅

（一）本校毕业生查阅本人的学籍档案，凭本人身份证和毕业证书复印件直接查阅；委托他人代查，需提交委托人本人亲笔签名的委托书并附身份证复印件和毕业证书复印件，凭委托书和受委托人身份证查阅。

（二）本校人员查阅未开放档案，需填写《川北医学院档案查阅审批登记表》，并经相关负责人审批。

1.查阅本部门归档的档案，须经部门负责人审批，由部门兼职档案人员查阅。

2.查阅校内其他部门档案，须经档案形成部门负责人审批，由档案形成部门兼职档案员查阅。

3.科研项目成员查阅本人参与的项目档案，需经课题负责人或科研管理部门负责人审批；非项目成员查阅科研项目档案，须经课题负责人或科研管理部门负责人同意，方可查阅。

（三）校内、外人员查阅学校人物档案，除本人及其亲属外，其他人员须经本人（或其亲属）或综合档案室负责人同意。

（四）外单位人员查阅学校未开放的档案，应持单位介绍信、本人身份证和工作证，说明利用档案的目的和利用范围，填写《川北医学院档案查阅审批登记表》，根据档案的密级程度，经档案形成部门、保密部门、学校档案管理部门等部门负责人审批，并经相关工作的分管校领导批准，必要时须根据档案性质，需经学校党委书记或校长批准，签订保密协议或保密承诺后，方可查阅。

（五）纪检监察、公安、检察、法院等单位人员因公务查阅学校未开放档案，应提供单位公文和介绍信、本人身份证和工作证，核实身份和事由，经学校档案管理部门负责人同意后查阅。

通过学校对口管理部门联系的公务查档，由学校对口部门出具查档事由说明，在对口管理部门兼职档案员陪同下，可直接查档，学校对口管理部门负责核实查档人员身份与查档用途。

第八条 上级单位检查、巡查、巡视及学校对外事务需提调档案，必须由经办部门负责人审核，并经经办部门的分管校领导同意，方可办理。经办部门对提调档案使用过程中的安全、完整和保密负责，严禁标记、涂改、抽页、调换档案。

提调档案必须详细登记档案的档号、案卷题名、页数、提调部门、审批人、经办人、预计归还日期。经办部门负责人负责督促按时归还档案。

归还档案时，档案管理人员必须与经办人员当面核查档案的完整性，检查档案是否有涂改、调换，并登记归还时间和双方经办人员信息。

第九条 境外组织或个人查阅学校档案，按照国家和学校有关规定办理。

第十条 摘录和复制档案

（一）摘录和复制（包括照相、复印、扫描、刻录等）学校档案，须经档案形成单位负责人和学校综合档案室负责人同意。摘录或复制人物档案，除本人及其亲属外，其他人员须经本人（或其亲属）或综合档案室负责人同意。

（二）确因复制困难，需借出复印的工程图纸，必须经档案形成部门负责人和学校综合档案室负责人同意，方可办理外借手续，借出时间不超过一天。

（三）摘录和复制档案必须详细登记复制时间、复制人、档案编号、档案题名、复制份数和页数、用途、审批人、审批材料登记号，以备查考。

（四）复制档案必须经综合档案室工作人员复核后，方能加盖学校综合档案室公章，作为证明材料。

第十一条 查阅、摘录、复制档案的人员必须对档案的安全、保密和完整负责。严禁污损、折剪、涂改、圈划、抽页、调换、增删和转借档案，违者视情节轻重，予以严肃处理，直至追究法律责任。

第十二条 学校未开放档案严禁任何单位和个人用于公开用途。未经学校保密委员会许可，私自将学校档案用于公开用途者，根据学校保密管理规定追究泄密责任，情节严重者，移交相关机关追究法律责任。

第十三条 本规定自发布之日起执行。

第十四条 本规定由图书档案馆负责解释。

*备注：2019年第19次校长办公会审议通过，川北医办〔2019〕15号文印发