一、将实物档案照相，将荣誉档案进行照相或扫描
二、在部门归档的电子档案文件夹下，建立实物和荣誉材料的文件夹
实物类：05SW
荣誉类：06RY
*注意：以上文件夹名称内的序号不能变。
图1：建立电子档案文件夹
三、将归档的实物档案和荣誉档案照片归入相应文件夹
图2：将声像文件归入相应文件夹
四、重新命名归档的实物档案和荣誉档案照片
05SW文件夹：
001-XXX赠送的XXX照片.jpg
06RY文件夹：
001-获得XXX颁发的“XXXX”奖励的获奖证书.jpg
五、为每张照片文件编写说明材料（见“档案服务”中实物档案说明材料和荣誉档案说明材料模板）
1.在声像档案的同一文件夹下建立说明文件（采用offce Word编写后转换成PDF格式）。
2.说明文件的文件名称与音视频材料一致，并在文件名称后加“-SM”字符，表示是哪一个文件的说明文件，每个文件配一个说明文件。如：
实物档案照片的说明文件：
001-XXX赠送的XXX照片-SM.PDF
荣誉档案照片的说明文件：
001-获得XXX颁发的“XXXX”奖励的获奖证书-SM.PDF
3.说明文件需说明以下内容：
（1）实物档案：说明实物名称、来源、获得时间、归档时间
（2）荣誉档案：说明颁发证书的单位、颁发时间、获奖单位或团体（团体应说明具体人员组成）
4.进行文件排序，即可将声像材料与说明文件排列在一起。
5.打印实物档案和荣誉档案说明材料，用于纸质档案归档。
六、电子文件号的编制
1.将电子照片及说明文件的文件名复制到EXCL表。
2.根据部门归档电子文件夹编号、分类型文件夹编号、文件序号，生成归档文件的电子文件号。
3.电子档案移交清单模板可在本网站“档案服务”栏目下载。电子文件号可自动生成。
图3：编制移交清单并生成电子文件号
七、与其他电子档案一起，编制说明光盘或压缩文件的说明文件（使用TXT文件格式编写）
1.说明文件需说明的内容：
载体容量或压缩包大小：以M计算
载体类型：压缩包类型（RAR或ZIP）或光盘
载体或压缩包编号：按移交清单编号，如“党委宣传部-2018-01”
刻录或压缩日期：
保管期限：按移交清单中文件的最长保管期限
移交单位：
内容描述：压缩包或光盘内档案的简单说明
电子文件数量：文件个数
读取电子档案所需要的软硬件环境：说明操作系统、压缩软件及视频观看软件的版本
其他各种有助于说明移交电子档案及其存储载体的信息
2.将说明文件保存在拟打包或刻录的根文件夹下。
八、将移交清单、电子档案目录保存到“其他文件夹”内。
九、打印移交清单，填写实物档案和荣誉档案移交登记表。
十、刻录光盘3套，或打包压缩文件。
十一、办理移交。
